Реестр документов компании: номера, статусы, поиск

Описание

Офис-менеджер и ответственный сотрудник могут найти договор, письмо или приказ по номеру, названию или компании и сразу увидеть его состояние. Реестр Битрикс24 связывает тип документа, юрлицо, номер, статус, ответственного и файл Диска. История показывает, кто и почему менял запись.

Нумерация ведётся отдельно для каждого типа и юрлица. Документ можно зарегистрировать с файлом или без него, связать с CRM и затем передавать ответственность по правилам статусов. Разрешённые переходы и уведомления настраивает администратор. Смена стадии связанной сделки или смарт-процесса тоже может запускать разрешённый переход документа.

Документы штатного генератора регистрируются без копирования файла. Существующие файлы Диска остаются на своих местах, а при замене прежний файл сохраняется в истории. Отобранный реестр можно выгрузить в XLSX или CSV, до 5 000 строк, с сохранением номеров как текста.

Начните с регистрации одного документа по выбранному типу и юрлицу. Предпросмотр покажет номер, а при сохранении приложение проверит его уникальность и закрепит за записью. Приложение работает в облачном и коробочном Битрикс24. Для коробочного портала нужен публичный HTTPS-адрес; подключение проверяется при установке.

Вопросы и ответы

Можно ли заранее занять номер в предпросмотре?

Нет. Номер закрепляется при сохранении. Ручной номер также проходит проверку уникальности. После удаления записи её номер повторно не выдаётся.

Нужно ли загружать копию файла?

Существующий файл можно выбрать на Диске без копирования. Прямая загрузка ограничена 20 МБ; более крупный файл сначала загружается на Диск, затем выбирается в реестре.

Коллеги автоматически получат доступ к файлу?

Нет, действуют права Диска и доступ к связанной компании в CRM. Если нет прав на папку типа, файл может попасть на личный Диск сотрудника. В этом случае доступ коллег нужно проверить отдельно.

Реестр создаёт и подписывает документы?

Он регистрирует готовые документы, в том числе из штатного генератора. Сам реестр не создаёт новый файл по шаблону и не подписывает его электронной подписью. Статус «Подписан» служит отметкой учёта.

Удаление записи удалит файл?

Нет. Администратор удаляет запись с подтверждением, а файл остаётся на Диске. Номер удалённой записи не используется заново.