Учёт и отчётность производственной компании

Задача

Заявки на закупку и расходы согласовывались почтой. Найти, у кого документ застрял, можно было только перепиской, поэтому сроки согласования никто не считал.

Данные по производству и закупкам жили в таблицах на общем диске. Отчёт для директора собирали вручную несколько дней, к моменту готовности он устаревал.

Учётная система и портал не общались, одни и те же данные вводили дважды.

Что сделали

Перенесли заявки и согласования в портал: у каждой заявки маршрут, сроки и ответственный. Если человек не отвечает, заявка уходит выше по цепочке автоматически.

Настроили обмен с учётной системой, чтобы справочники и суммы не вводили руками по второму разу.

Собрали отчёты для руководства: сроки согласования, узкие места, расходы по подразделениям. Отчёт открывается в портале, а не собирается к совещанию.

Ключевые решения

• Маршруты согласования

  У каждой заявки понятный путь и срок на каждом шаге. Видно, у кого она стоит прямо сейчас.

• Автоматическая эскалация

  Не ответили вовремя, заявка уходит выше. Она не может тихо зависнуть в чьей-то почте.

• Обмен с учётной системой

  Справочники и суммы приходят из учёта, двойного ввода нет.

• Отчёты для руководства

  Сроки, узкие места и расходы по подразделениям открываются в портале в любой момент.

• Права по подразделениям

  Каждый видит своё, руководитель, своё подразделение целиком. Настроено по структуре компании.

• История и документы

  Кто, когда и что согласовал, с версиями файлов. К спорным вопросам возвращаются к записи, а не к воспоминаниям.

Результат

• Согласования перестали теряться, у каждой заявки есть срок и видно, где она стоит.
• Ручная сборка отчёта к совещанию больше не нужна, данные открываются в портале.
• Двойной ввод данных между порталом и учётной системой убрали.

Стек

Какие услуги здесь работали

Другие кейсы